UNIDAD I:MANEJO Y CONTROL DEL ARCHIVO /CUESTIONARIO/

SEP                                                            SEMS                                                        DGTA

CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO AGROPECUARIO #42

ECONOMICO-ADMINISTRATIVO

FACILITADOR: HILDA GRACIELA PEREZ PEREYRA.

UNIDAD I: MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVOS.

NOMBRE DE LA ALUMNA: Iris Alondra Rivera Nucamendi.

-INSTRUCCIONES: CONTESTA DE MANERA CORRECTA LAS SIGUIENTES CUESTIONES.

1- ENUMERE VARIOS DEPARTAMENTOS QUE PODRIAN EXISTIR EN UN NEGOCIO PARA FACILITAR LAS DIVERSAS FUNCIONES COMERCIALES.

1- Departamento de ventas: encargado de realizar las ventas de la empresa.

2-Departamento financiero: se desarrollan actividades relativas al control de flujo de dinero que se produce en la empresa. Las principales secciones son: presupuestos, tesorería, inversiones, créditos.

3-Departamento administrativo: Aquí se llevan a cabo los asuntos o tareas administrativas de la empresa. Las principales secciones son: Contabilidad, correspondencia, archivos y secretaría.

4-Departamento de Recursos humanos: Es el que gestiona los asuntos sociales y laborales de la empresa. Las principales secciones son: Selección, formación, contratos, relaciones laborales, nóminas y seguros sociales.

5-Departamento de producción: Es el encargado del control de la producción.

2-¿QUE ACTIVIDADES SE INCLUYEN EN UNA DEFINICIÓN GENERAL DE MANEJO DE DOCUMENTOS?

Resguardar documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de la organización.

3- MENCIONA 5 DOCUMENTOS QUE SE ARCHIVAN EN UN DEPARTAMENTO DE VENTAS.

·         Factura

·         Nota de crédito

·         Ticket

·         Letra de cambio

·         pagaré

4-¿POR QUE CADA DOCUMENTO MENCIONADO EN LA RESPUESTA 3  ES BASICO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO?

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

5-¿CUALES SON LAS ETAPAS EN EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL?

EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO O LA TEORÍA DE LAS TRES EDADES.

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.

Tradicionalmente se habla de tres edades.

 Se establecía en función de:

1.− El valor de los documentos; y

2.− La frecuencia de uso.

El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban

el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases, pero en España se ha añadido una más a

las tres tradicionales:

1.− Archivo de oficina.

2.− Archivo central.

3.− Archivo intermedio.

4.− Archivo histórico.

6- DEFINE EL TERMINO ARCHIVONOMIA.

Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeación, la organización, la integración, la ejecución y el control de los mismos.

7- MENCIONA 4 FUNCIONES DE UN ARCHIVISTA.

·         Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente.

·         Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u otros en los archivadores

·         Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado.

·         Vela por la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación.

8-¿ EN QUE CONSISTE LA DIVISION DE LOS ARCHIVOS?

Consiste en clasificar o dividir ordenadamente los documentos de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y métodos de una empresa.

Y se dividen de la siguiente forma:

1-      Por su organización:

a)    Archivos centrales

b)   Archivos locales

2-      Por sus asuntos:

a) archivos generales.

b) archivos parciales.

3-      Por la documentación que contienen:

a)    Archivos oficiales.

b)   Archivos especiales.

c)    Archivos particulares.

4-      Por su destino :

a)    Archivos públicos.

b)   Archivos privados.

c)    Archivos secretos.

5-      Por el método empleado en su manejo:

a)    Archivos directos.

b)   Archivos indirectos

6-      Por la calidad o cantidad de documentos:

a)    Archivos cuantitativos.

b)   Archivos cualitativos.

7-      Por la asignatura empleada:

a)    Archivos numéricos.

b)   Archivos alfabéticos.

II- RESUELVE EN BASE AL CONOCIMIENTO DE DIVISION DE LOS ARCHIVOS E INTEGRACIÓN; LOS SIGUIENTES CASOS.

1-    JUAN RODRIGUEZ ES PROPIETARIO DE UNA ESTACIÓN DE GASOLINA. EL LE DICE A SU AMIGO TOMAS, QUE NO NECESITA MANTENER UN SISTEMA ORGANIZADO PARA GUARDAR SUS DOCUMENTOS. TOMAS AFIRMA QUE JUAN DEBERIA ESTABLECER UN SISTEMA DE ARCHIVO BIEN PLANIFICADO.

¿CON CUAL ESTARIAS DE ACUERDO Y POR QUE?

YO ESTOY DE ACUERDO CON TOMAS POR QUE EL ESTA EN LO CORRECTO DEBE DE LLEVAR UN SISTEMA DE ARCHIVO PARA QUE  SEPA COMO VA EL CONTROL DE SU EMPRESA Y LE FACILITARIA EL TRABAJO.

2-    PATRICIA ROJAS QUIERE TRABAJAR EN LA COMPAÑÍA DE BIENES RAICES DE SU TIO. ELLA AFIRMA QUE NO VA A TOMAR UN CURSO DE MANEJO DE DOCUMENTOS, POR QUE NO LE SERA UTIL EN SU TRABAJO.

¿ESTA USTED DE ACUERDO CON ELLA? ¿POR QUE?

NO, POR QUE SI NO LLEVA ESE CURSO DE MANEJO DE DOCUMENTOS PUES NO VA A SABER ARCHIVAR Y TENDRIA PROBLEMAS.