"ARCHIVONOMIA"

1.       ¿DE QUE SE OCUPA LA ARCHIVONOMIA?

Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeación, organización, integración, ejecución y el control de los mismos.

2.       ¿Qué SIGNIFICA CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS?

·         PLANEACION: La constituyen las metas o finalidades, idead y doctrinas, los planes y normas generales.

·         ORGANIZACIÓN: Representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación, sistemática y metódica, de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.

·         INTEGRACION: Pone en armónica cooperación a aquellos  elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento.

·         CONTROL: Instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado y de lo dirigido, de las tareas y su ejecución.

3.       ¿COMO SE HA FORMADO EL TERMINO ARCHIVONOMIA?

Expresión de la organización y administración de los archivos, es un neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas, y nomé que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como registro de la información.

4.       ¿QUE SIGNIFICADO TIENEN LOS SIGUIENTES TERMINOS?

·         ARCHIVAR: La acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.

·         ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos.

·         ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando se manejo y conservación.

1.       ¿QUE ES UN ARCHIVO CENTRAL?

Son unidades de servicio que concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias, es decir, existe un solo archivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada por la tramitación hecha por las diversas dependencias. Es la mas amplia, económica y eficaz formación documentaria.

2.       ¿CUALES SON LAS CARACTERISTICAS DEL ARCHIVO LOCAL?

El servicio se localiza en cada dependencia de la institución, y consecuencia, se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.

3.       ¿CUAL ES EL ARCHIVO QUE CONTIENE TODA CLASE DE DOCUMENTOS?

Los archivos generales contienen todo género de asuntos de la institución; corresponden a una organización centralizada, o bien, a unidad de concentración de expedientes de asuntos terminados en su tramitación, por las diversas dependencias que conservan sus archivos locales en proceso de operación.

4.       ¿CUAL, EL QUE CONTIENE DOCUMENTOS DE UNA MISMA ESPECIE O SIMILARES?

Los archivos parciales están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.

5.       ¿CUALES SON LAS DIVISIONES DE LOS ARCHIVOS, POR SU DESTINO?

·         Archivos Públicos

·         Archivos Privados

·         Archivos Secretos.

6.       ¿QUE ES ARCHIVO DIRECTO Y QUE, ARCHIVO INDIRECTO?

·         ARCHIVOS DIRECTOS: Son los que  no requieren de catálogos en la localización y consulta de expedientes.

·         ARCHIVOS INDIRECTOS: Requieren de auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes.

7.       ¿CUÁNDO DE DENOMINA A UN ARCHIVO CUALITATIVO Y CUANDO CUANTITATIVO?

LOS ARCHIVOS CUALITATIVOS son de gran volumen en su documentación.

LOS ARCHIVOS CUANTITATIVOS son de gran calidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas del archivo.

8.       ¿COMO SE DIVIDE EL ARCHIVO, ATENDIENDO A LOS SIGNOS EMPLEADOS?

Esta división y subdivisión es resultado del empleo de los signos representados por las letras del alfabeto, o de los números arábigos, en los diversos sistemas de clasificación documentaria. Las letras y las cifras se emplean separadamente o combinadas.